اول امسال که در حال خواندن و بررسی گزارش‌های سال قبل بودم، دیدم ده‌ها بار در گزارش‌ها آمده است که “تا جایی که در یک روز قابل انجام است کارها را برنامه ریزی کن.”
نوشته بودم که چه از لحاظ کمی و چه از لحاط کیفی وقتی بیشتر از چیزی که در توانم هست برنامه ریزی می‌کنم در نهایت موقع جمع بندیِ آخر روز اصلا از اوضاع راضی نیستم، حال آنکه شاید در آن روز دو برابر دیگران کار کرده باشم.
این یک طرف قضیه داستان است، طرف دیگر این است که اگر کارهای کمی برنامه ریزی کنم احساس می‌کنم که آن روز اهمال کاری کرده‌ام. با این حساب بنظر می‌رسد موقع برنامه ریزی یک مرز مبهم بین اهمال کاری و کاروشی، همان اصطلاح معروف ژاپنی که به آن‌هایی متعلق است که با کار زیاد به استقبال مرگ می‌روند، وجود دارد. هر دو پدیده بر اثر برنامه ریزی اشتباه است و نادرست.
البته من که بر اثر کار زیاد نخواهم مرد. من در روز دوازده ساعت کار می‌کنم و و با دوازده ساعت تنها علت فوت می‌تواند مرگ ناشی از شرم کم کاری باشد. با برنامه ریزی بیش از ظرفیت فقط به کارهایی که باید نمی‌رسم و در آخر روز حس بد پیدا می‌کنم.

تفاوت روزها خوب و روزها بد

در پست اینستاگرام Harward Business Review نوشته بود که در یک مطالعه که بین تعداد زیادی از آدم‌ها انجام شده پ، بررسی کرده بودند که چرا بنظرمون بعضی روزها خوب هستند و بعضی‌ها بد.
یکی از عوامل اصلی ساختن یک روز خوب، پیشرفت بود. مطالعه نشان می‌داد که وقتی آدم‌ها در چیزی پیشرفت می‌کنند و یک گام به جلو می‌روند آن روز را به عنوان یک روز خوب می‌دانند. روزی که احساس خوشبختی می‌کنند، به کارشان متعهد می‌شوند و برای اطرافیان همکار خوبتری هستند.
اما روزی که کارشان عقب می‌افتد احساس ناامیدی، ترس و غم میکنند.

و در آخر نوشته بود وقتی کاری برای خودمان یا هم تیمی‌هایمان برنامه ریزی می‌کنیم یادمان باشد که پیشرفت در امتداد هدف اصلی چقدر مهم است، حتی یه پیشرفت کوچک، و این پیشرفت چقدر در حسی که آن روز ایجاد خواهد شد تاثیر گذار است.

چطور باید برنامه ریزی کرد؟

چطور باید کارها را برنامه ریزی کنم که در آخر روز بدانم که اهمال کاری نکرده‌ام و همینطور حس خوب داشته باشم؟
با این حساب دو کار لازم الاجراست. اول اینکه من چون با استفاده از سنجه گوجه فرنگی زمان‌ها را اندازه گیری می‌کنم وباید بفهمم که برای هر فعالیت چقدر زمان نیاز است. بدین ترتیب موقع برنامه ریزی خطاء تعیین مقدار زمان مورد نیاز برای هر فعالیت به حداقل می‌رسد.
دوم اینکه سعی کنم برای هر فعالیت یک حداقل در فرض کنم. قبلا اینطور برنامه می‌ریختم که امروز در فلان مقدار ساعت فلان مقدار صفحه کتاب بخوانم تا عادت کتابخوانی آن روز تکمیل بشود. روز که تمام میشد فقط می‌دانستم که ساعاتی را به کتابخوانی گذراندم، اما درستآورد چه بود را نمی‌دانستم، حداقل دانستن اینکه امروز صفحه کتاب خواندم برای من به حد کافی بدرد بخور نبود.
مِن بعد برای آن‌ها یک حداقل تعیین می‌کنم. مثلا برای عادت کتاب خواندن می‌نویسم امروز باید یک ابزار یا حتی ابزارک به جعبه ابزار مهارت‌هایم اضافه کنم. یا اگر قرار است در مورد راه حل‌هایی برای مقابله با جنگ قیمت مطالعه کنم و در این مورد به مشتری پیشنهادهایی بدهم، چون این فعالیت نمی‌تواند در یک روز تمام بشود، در برنامه می‌نویسم پیدا کردن حداقل یک راه حل بدردبخور برای مقابله با جنگ قیمت.
با این نوع برنامه ریزی، اتتمالا در آخر روز موقع نوشتن گزارش روزانه می‌دانم کهچه کارهایی انجام دادم و می‌دانم که چقدر در این کارها جلو رفتم و دستاورد چه بوده است.
شاید در عمل مقدار کار انجام شده تفاوتی با حالت قبل نداشته باشد ولی قطعا حسی که در آخر روز دارم فرق خواهد داشت.‌

‌ این نوع از برنامه ریزی قابل تعمیم است برای یک تیم. حالا می‌دانم که برای تیم باید طوری برنامه ریزی کنم که هر کدام از اعضاء و حتی کل تیم در آخر روز حداقل یک کار انجام شده داشته باشند. قطعا در روحیه تیم اثر متفاوتی خواهد داشت.

این نوع برنامه ریزی را امتحان خواهم کرد و گزارش آن را خواهم نوشت.

فکر می‌کنم بعد از مطالعۀ این پست، خواندن لینک زیر هم برای شما سودمند باشد:
ولاگ: نکته‌های سان تزو از چند هزار سال قبل برای کسب و کار